今さら聞けないメールのマナー！ビジネスに失敗しないためのポイントとは？

こんにちは。女性の起業や開業、経営の支援をしている辻朋子です。

私たち起業家にとってお客様や取引先と連絡を取り合ううえで最も使う頻度が高い手段がビジネスメールです。

ビジネスメールにはマナーがあります。

しかし多くの女性起業家はマナーを知らずに、自分本位のメールのやり方をしています。

もちろん相手によっては、そのやり方が通用することもあります。

しかし企業やマナーを気にするお客様が相手の場合、メールマナーを知らないことによってビジネスに支障をきたすこともあるのです。

そこで今回は最低限知っておきたいビジネスメールのマナーについてお話をします。

ビジネスメールのキホンとは？

ビジネスメールには、伝える要件以外に書かなければならないことがあります。

件名、宛名、挨拶文、名前を名乗る、結びのフレーズ、署名など。

それぞれのキホンについてご紹介します。

件名について

ビジネスメールの中で最も重要なのが「件名」です。

この件名をおろそかにししてしまうと、迷惑メールやビジネスの優先度が低いメールという扱いを受けてしまい、メールそのものを読んでもらえないこともあります。

「件名」を書く際は、できるだけシンプルにしつつ、何を伝えたいかがわかるように書くことがポイントです。

またできるだけ送信者がわかるようにすることをおすすめします。

(誰が送ったメールなのかがわかるようにすること)

宛名について

メールの宛名は、会社の場合は「会社名」「部署名」「役職名」「名前」「敬称」を書くことがキホンです。

その際に注意しなければならないのは、宛名の書き間違えや敬称のつけ忘れです。

ミスがあっては失礼にあたるので、送信ボタンを押す前に十分に確認することが必要です。

挨拶文について

挨拶はメールの本文に入る前には必ず必要です。

挨拶文なしにいきなり要件を書き出すのはNGです。

名前を名乗ることについて

挨拶と同時に、自分の名前を名乗るのがビジネスメールのキホンです。

例えば「株式会社スマップスの辻朋子です」「辻マネジメントの辻朋子です」というイメージです。

結びのフレーズについて

ビジネスメールでは、挨拶をし、自分の名前を名乗り、要件を伝えたあとは結びのフレーズを入れます。

例えば「引き続きよろしくお願いします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」「お手数をかけますが何卒よろしくお願いします」などです。

ポイントは要件の重要度やシチュエーション、メール送信相手との関係性をきちんと考慮することです。

署名について

ビジネスメールにおける署名は、メールのマナーとしてだけでなく、名刺の代わりとして連絡先の情報等をお伝えする役割も担っています。

連絡を取るときはもちろんのこと、書類などの郵便物を送る際にも、メールを見返すことで名刺を探す手間が省けます。

署名には一般的に「会社名」「部署」「役職名」「名前」「メールアドレス」「電話番号」「会社の住所」などを記載することがキホンです。

難しい名前や読みづらい名前の場合は、ふりがなを記載すると相手に親切です。

住所には郵便番号も忘れないようにしましょう。

書類などを送付してもらう場合に相手の手間を省くことができます。

そして個人の携帯電話番号を記載するかどうかについては、相手との関係性やシチュエーションによって判断をすることが必要です。

さらにおすすめしたいのはホームページやブログのURLを記載しておくことです。

あなたのビジネスを知ってもらうためにぜひアピールする手段として有効活用しましょう。

なお署名に関してよくあるご質問は、何度も同じ相手とメールでやりとりをする場合、その都度署名は必要か？という疑問です。

それについては、簡易版の署名を作成しておくことをおすすめします。

あまりにも長い署名を何度もメールに添付していると、メールの履歴ややりとりがわかりにくくなってしまうことがあります。

そのため署名については、通常版と簡易版をぜひ用意して、臨機応変に使い分けることをおすすめします。

まとめ

起業家として、ビジネスを円滑に進めていくためにはメールのマナーがとても大切です。

間違ってもマナーが悪いことが理由で取引に支障をきたしたり、チャンスロスがないようにマナーをきちんと守ってビジネスをしていきましょう。

2019.09.26 木曜日